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Quando si pensa ai fattori che distinguono le organizzazioni leader, molto spesso alla base del loro successo si rileva determinante l’elemento umano. Ma come possono queste organizzazioni esser capaci di valorizzare e di massimizzare il capitale umano portandolo al valore potenziale? Come possono valorizzare talenti nascosti, acquisirne idee e contributi? Come possono sfruttare le potenzialità del remote collaboration e del virtual team management? Le organizzazioni che sono in grado di trovare gli strumenti per utilizzare il potenziale dei propri collaboratori possono sicuramente sopravanzare i loro competitor. Questo è il principale driver di vantaggio nell’economia globale.

Con la globalizzazione crescente, le leadership virtuali hanno acquisito progressivamente un peso maggiore all’interno dell’organizzazioni. Accanto all’evoluzione del workplace si è assistita ad una progressiva evoluzione delle tecniche per la gestione delle risorse umane. I leader di oggi devono fronteggaire sfide legate alla gestione di collaboratori delocalizzati su più luoghi di lavoro. Ciò porta alla gestione di ambienti di lavoro virtuali.

La sfida è ovviamente quella di riuscire a mantenere la qualità e la produttività tra tutti i collaboratori, nonostante le distanze fisiche e le diversità culturali. A queste si uniscono le difficoltà “operative” dettate dalla necessità di lavorare sullo “stesso progetto” in contemporanea e in maniera indipendente e le potenziali problematiche “sociali”. Evitare la conflittualità con fenomeni del tipo “noi contro di loro” appare deteminante per mantenere identità aziendale e strategie condivise. Ovviamente queste difficoltà possono esser accentuate dalle differenze di fuso orario e di linguaggio, elementi che rendono la collaborazione e la comunicazione in real-time ancora più difficile.

Evitare i rischi del remote collaboration e del virtual team management richiede:
• comunicazioni chiare, precise e dirette per esser sicuri che ciascuno nell’organizzazione sia imformato sui progressi degli altri, sui problemi, sugli obiettivi condivisi;
• pieno tracking dei deliverable definiti con la collaborazione, così che tutti i partecipanti possano avere un rapido accesso a precisi deliverable su cui ciascuno potrà lavorare e utilizzare come reference;
• sistemi di gestione del workflow, resi disponibili da software di project management & tracking per esser sicuri che ciascuno conosca non solo ciò di cui è responsabile, ma anche conosca su cosa siano impegnati i colleghi.

Le chiavi per il successo nell’adattarsi a questo ambiente complesso e estrememamente mutevole sono reppresentate dalla capacità di:
• gestione delle sfide del virtual & remote leadership: implementare un piano di comunicazione per tenere traccia dei progressi e mantenere elevato il livello di coinvolgimento, selezionando i membri del team che possono operare da remoto, affrontando e risolvendo i problemi connessi al gestione delle distanze;
• potenziare le funzioni e gli strumenti di comunicazione e investire in forme di pianificazione con obiettivi collettivi e condivisi a livello di virtual team;
• creare”best practice” nei processi del team per incrementare la produttività;
• sfruttare le “virtual tecnologies” e acquisire le potenzialità del virtual project management e dei moderni strumenti di comunicaizone, ampiamente diffusi.

Le sfide crescenti citate in precedenza hanno condotto allo sviluppo di soluzioni di collaborazione che possono stimolare e favorire il lavoro congiunto. Una soluzione efficiente per un’impresa che necessiti di gestire complessi progetti (remoti) distribuiti su team (virtuali), divisioni o localizzazioni geografiche dovrebbe fornire le seguenti feature:
• Project management: attraverso funzionalità di distribuzione e acquisizione di dati relativi a progetti in real time in base allo specifico ruolo di accesso e funzionalità di sincronizzazione delle informazioni e delle attività di team condivisi;
• Resource management: supporto ai manager per allocare in maniera efficiente le risorse su progetti (persone, facilities e risorse);
• Portfolio management; con dati aggregati in real time per fornire ai decisori aziendali fuzionalità di pianificazione, di risk assessment e di analisi finanziaria;
• Process management: l’adozione di processi automatici determina una riduzione degli sforzi complessivi, risparmi nei costi ed un evidente miglioramento della coerenza e dell’efficienza dei processi.

Dal momento che ogni aggiornamento di progetto è immagazzinato e archiviato a livello centralizzato in queste applicazioni, tutti lavorano sempre sulle informazioni più recenti. I membri del team acquisiscono consapevolezza dell’impatto di modifiche nella pianificazione delle risorse o di conflitti con altri dipartimenti e utilizzano le informazioni disponibili per indentificare i vari item da compiere, segnalare problemi e trovare le migliori soluzioni. Tutti gli aggiornamenti sono immediatamente diffusi a tutti gli altri membri del team e i manager possono essere allertati di potenziali situazioni di tensione. Il management può avere una visione globale di tutti i progetti e delle risorse assegnate così tutti possono compiere decisioni perfettamente informati.

I progressi nelle tecnologie dell’informazine e delle comunicazione hanno reso globale l’ambito del business. Al giorno d’oggi, esiste una abbondanza di tecnologie disponibili per la collaborazione tra cui, per citarne alcuni, l’instant messaging, il web conference, le collaboration technologies, le unified communications e la telepresence. Ovviamente una cultura e processi di impresa che incoraggino le persone per condividere il lavoro in maniera produttiva sono fondamentali per garantire una effettiva collaborazione. Dall’altro lato, la collaborazione può solo rafforzarsi quando la tecnologia si applica in un contesto di impresa che incoraggia la condivisione e le interazioni aperte tra le persone. Una collaboration di successo trae vantaggio dalla strategia di business, si allinea ai risultati del business ed è supportata dalle strutture e della tecnologia dell’organizzazione. Come ogni altro processo, richiede elevati skill nei collaboratori in termini di visione, preparazione, supporto, energia e comunicazione. Ed ecco che tornano centrali le capacità di gestione delle risorse umane e del loro tempo.